Erasmus+ Staj Değişimi, Kısa Süreli Eğitim Vizesi Nasıl Alınır? (İtalya)

Erasmus Programıyla ilgili diğer yazılarımı okumak için tıklayınız.

İyi günler, bu yazımda Erasmus+ Değişim Programı’nın benim için en yorucu geçen kısmına, sizin için daha kolay geçmesini umarak, Vize Başvurusuna değineceğim. Benim için en büyük zorluk bu evrakları hazırlarken başvurabileceğim, İtalya’ya spesifik Erasmus Staj Değişimi için bir kaynak olmamasıydı. Şimdi anlatacağım bütün her şey bir tıp fakültesi öğrencisi gözünden İtalya girişli kısa süreli (90 günden az kalışlı) Erasmus+ Staj Değişim Programı için vizeyi kapsayacaktır.

Vize sabahına rahat bir şekilde uyanmak istiyorsanız yapabileceğiniz en güzel şey, aşağıda detaylıca bahsedeceğim evrakları, herbir evrak ayrı bir dosyada olacak şekilde, eksiksiz dosyalamanız olacaktır. Ayrıca dosyalama işi vize başvuru merkezinde yapacağınız eforu ve stresi de azaltacaktır.

Vize başvuru merkezi demişken şu esansiyel bilgiye de değinelim. Erasmus+ Staj Değişimine katıldığınızda maksimum 75 güne kadar hibelendiriliyorsunuz. Bu yüzden Kısa süreli vizeye başvurmanız gerek. Kısa süreli vizeler için doğrudan konsolosluğa başvuramıyorsunuz, bir aracı kurumla başvurmanız gerek. Bu başvuruyu yaparken de resmi olarak ikamet ettiğiniz ile göre bir başvuru merkezi seçmeniz gerek. Ben VFS Global Antalya şubesine başvurumu yaptım. Siz de VFS Global’in sitesinden hangi başvuru merkezini seçmeniz gerektiğini öğrenebilirsiniz. Öğrendikten sonra belgeleri hazırlama aşamasında randevunuzu almanızı tavsiye ederim. İnsanların randevu almada sıkıntı yaşadığını sıkça duydum.

Gerekli Belgeler

Burada bahsedeceğim tüm belgeler VFS Global’in 17 Mart 2022 tarihi itibariyle sitesinde yer alan ve İzmir Konsolosluğunun istediği belgelerdir. Gerekli belgeleri güncel olarak bu siteden kontrol etmenizi tavsiye ederim. Ayrıca bu belgelerin, aksi bir şey belirtmedikçe, vize başvuru merkezinde isteneceğini ve bunlarsız gitmenizin size sıkıntı yaratabileceğini unutmamanız gerekir.

1-Uygun bir şekilde doldurulmuş Schengen vize başvuru formu: İnternette bulduğum örnek doldurma tablosunu kullanabilirsiniz.

2- 2 adet 3.5×4 cm biyometrik fotoğraf

3- En az 30.000 € teminatlı seyahat sağlık, kaza ve meshuliyet sigortası: Ben bu sigortaların hepsini tek bir pakette ve uygun fiyatla AON’dan 65 gün için 95 Euro gibi bir bedel karşılığında yaptırdım. AON’un sağladığı bir diğer avantaj poliçenizi yaptırdıktan sonra 30 gün sonrasına kadar ödeme fırsatınız olması. Bu sayede vizeniz netleştikten sonra gönül rahatlığı ile ücreti ödeyebilirsiniz. Ayrıca yapacağınız tüm işlemler de online olarak gerçekleşmekte olması, evrak toplama sürecinin yorucu kısmını bir nebze olsun hafifletmektedir. Burada dikkat etmeniz gereken en önemli nokta seyahatiniz başlamadan bir gün önce başlayıp, seyahatiniz bittikten iki gün sonra bitmesi (çünkü bitiş günü sigortaya dahil edilmiyor). Tam olarak gidiş gününe ayarlarsanız sıkıntı yaşamanız muhtemel.

4-Öngörülen gidiş-dönüş tarihlerinde uçak rezervasyonları ya da bileti: Ben burada uçak bilet fiyatlarının artacağını düşünerek bileti doğrudan alıp biletin kendisini teslim ettim. Siz isterseniz acentalar aracılığıyla rezarvasyon yaptırabilirsiniz.

5-Konaklama belgesi. Otelde ya da yurtta kalınması halinde isminizin geçtiği konaklama rezervasyonu: Bu belgede ben uzun bir süre tüm konaklama periyodumu kapsayacak bir rezervasyon yapmam gerektiğini düşündüm. Daha sonrasında öğrendim ki o iş öyle olmuyormuş. Burada konsolosluğun bilmek istediği şey vardığınız zaman dışarıda kalıp kalmayacağınız. Daha sonrasında uzun dönemde kalmak için farklı yerlerde (yurtta veya özel dairede) kalabilirsiniz. Bu yüzden 5-6 günlük Booking.com’dan ücretli/ücretsiz bir rezervasyon yaptıktan sonra, İngilizce bir şekilde hazırlanmış, ilk bir kaç gün hostelde daha sonrasındaysa apartmanda kalmayı amaçladığınızı beyan eden bir dilekçe hazırlamalı ve bu dilekçeye ek olarak Booking.com rezervasyonunuzu eklemelisiniz. Aynı zamanda bu niyetlerinizden Cover Letter’ınızda bahsetmelisiniz.

6- Cover Letter: Bu belgeyi İngilizce olarak hazırlamak zorundasınız. Burada bahsedebileceğiniz her şeyden kısaca bahsedip, konsolosluğa sunduğunuz belgeleri sıraya uygun bir şekilde eklere yazmalısınız. Ben kendime hazırladığım Cover Letter’ı sizle paylaşıyorum. xxxxx yazan yerleri kendinize göre düzenleyip kullanabilirsiniz. Lütfen bu evrağı kaynak göstermeden paylaşmayınız.

x

x

x

x

x

x

x

x

x

7- Davetiye Mektubunuz: Mevzuata uygun resmi dille yazılmış, içinde tarihin ve adınızın geçti; kurumun logosunu barındıran bir davetiye mektubu.

8- Davetiye Mektubuna Ekleyeceğiniz davetiye mektubu gönderenin pasaport veya ID card fotokopisi: Bunu ben kendi hocamdan istemiştim, sağolsun doğrudan; hiçbir sıkıntı yaratmadan benle paylaştı. Herkes benim hocam gibi olmayabilir. Eğer alamazsanız, bu belge olmadan da gidebilirsiniz. Ancak bu belgeyi eklemenizin vize işinizi kolaylaştıracağına inanıyorum. Ayrıca üniversiteye gitmiyor da bir firmada yapacaksanız Visura Camerale sunmanız gerekmekte.

9- Türkiye’deki üniversiteden alınmış ve apostil yapılmış hibe yazısı: Bu yazıda hibenizin ne kadar olduğu yazıyor ve Rektör/Rektör Yardımcısı tarafından imzalanmış oluyor. Zaten Erasmus ofisi sizin sormanıza bile gerek kalmadan bu yazıyı size verecektir. Burada yapacağınız tek şey İtalya’ya gidiyorsanız Apostil yaptırmaktır. Bunu valilikten yaklaşık 5 dakikada, ücretsiz bir şekilde yaptırabilirsiniz. Valiliklere gittiğinizde size apostil için yol gösterileceğine emin olabilirsiniz.

10- Transkript ve Öğrenci Belgesi: e-Devlet’ten veya Öğrenci İşlerinden alabilirsiniz. Ben bilingual olduğu için e-Devlet’i tercih ettim.

11- Learning Agreement: LA’ı yazdırırken tamamen imzalı ve renkli olmasına dikkat ediniz.

12- e-Devletten alınacak tarihçeli yerleşim yeri belgesi

13- e-Devletten tam vukuatlı nüfus kayıt örneği

13- Kimlik Kartı fotokopisi

14- Son 10 yılda alınmış ve talep edilen vize süresinin bitiminden itibaren en az 90 gün geçerli olan pasaport aslı ve fotokopisi: Fotokopide işlenmiş tüm sayfaların yer alması gerekmektedir.

15- İmza sirküleriyle alınmış Euro Hesabınızın hesap dökümü: Bu belge gerekli bilgilerde yoktu, ben yine de ne olur ne olmaz diyerek alarak gitmiştim. İyi ki bunu yapmışım. Vize başvuru merkezinde bu belgeyi istediler. (Alacağınız tüm banka hesaplarında imza sirküleri olmak zorundadır)

15- Sponsorlukla Alakalı Belgeler: Vize alabilmek adına anne veya babanızdan birinin, Erasmus+ hibenize ek olarak, size sponsor olması gerekmektedir. Bu belgelerin her biri sponsorunuzun durumuna göre değişmektedir ve belgelerin nasıl alınacağı tamamen sponsorunuzun özel durumuna bağlıdır. Burada hatırlamanız gereken en önemli şey, bu belgelerin sponsorunuz tarafından sanki kendisi başvuruyormuş gibi eksiksiz bir şekilde toplanması gerekmekte olduğu. Benim sponsorum annem ve babamdı. Annem ev hanımı olduğundan yalnızca banka hesap dökümü, kimlik fotokopisi ve tapu bilgilerini sundum. Babam ise çalışan olduğu için evrakların tamamını çalıştığı şirketten isteyerek, imza sirküleri ile birlikte sunduk.

Çalışan için gerekli belgeler:
a. Antetli ya da kaşeli kağıda ıslak imzalı işveren yazısı ve izin onayı. (Dilekçeyi imzalayan kişi yetkili bir kişi olmalıdır ve imza beyannamesi ya da sirküleri başvuru sırasında mutlaka sunulmalıdır).
b. İmza sirküleri/imza beyannamesi fotokopisi
c. Çalıştığı işyerinin 6 ayı aşmamış güncel oda kayıt sureti/faaliyet belgesi fotokopisi.
d. Ticaret sicil gazetesi kopyası.
e. Güncel vergi levhası kopyası.
f. İşe giriş bildirgesi (barkodlu)
g. SGK’dan ya da e-devletten alınmış barkodlu detaylı hizmet dökümü. (Sgk’dan verilen belgelerin barkodlu olduğundan emin olunuz. Sadece kaşe imzalı belgeler kabul edilmemektedir).
h. İşyerinden ıslak imzalı ve kaşeli son 3 aylık maaş bordrosu.
i. Son 6 aya ait maaş hesap dökümü (bankadan ıslak imzalı, kaşeli ve imza sirküleri ile). Maaşın elden alınması halinde “maaşın elden verildiğini belirten”, şirket yetkilisi tarafından kaşe imzalı dilekçe sunulmalıdır.
j. Ekonomik durumu gösteren varsa diğer son 6 aylık güncel ve bakiyeli, bankadan ıslak imzalı, kaşeli ve imza sirküleri ile alınmış banka hesap dökümü. (Alış tarihi 15 günden eski olmamalıdır.) TL hesap dökümünüzün yanısıra varsa döviz hesapları, vadeli hesaplar (kaşe-imza-imza sirküleri ile) ruhsat ve tapu fotokopileri belgelerin arasına eklenebilir.

Vize randevusuna gittiğinizde yanınıza nakit 600 TL (2022 için) gibi bir para almayı unutmayın.

Ek Olarak:

Ben bu yazıyı, vize başvurusunu yaptığım gün başvurum henüz sonuçlanmamışken yazdım. Vizeye başvurduktan sonra konsolosluğun sadece tıp fakültesi öğrencilerinden orada tıbbi müdahelede bulunmayacağınıza dair “No Touch Belgesi” istediğini öğrendim. Normalde gerekli belgeler kısmında bu belge yazmıyordu ancak konsolosluk başvuru sonrasında benden istedi. No Touch Belgesi gideceğiniz kurumun sorumlusu tarafından imzalanıp, mühürlü bir şekilde size elektronik olarak gönderilmesi gerekiyor. Siz de bu belgeyi formunuza ekliyorsunuz. Eğer tıp fakültesi öğrencisiyseniz No Touch Belgesini kesinlikle unutmayın! No Touch Belgesinde hocanızın imzalayacağı şey şu olacaktır:

” DICHIARA

Che lo studente ______ dell’Università di _______ (Turchia), facoltà di _______, aderente al progetto indicato in oggetto per il periodo in esso riportato (________________) sarà presente presso __________________ per attendere ad attività formative teorico-pratiche ed interattive, correlate al Dipartimento di Medicina e Chirurgia, che non comportano lo svolgimento di alcuna attività di tipo sanitario   “.

Zaman konusunda da aklında soru işareti olan arkadaşların soru işaretini gidermek adına kendi zaman çizgimden bahsetmek isterim. İlk hafta perşembe günü vize başvurumu VFS Global Antalya ofisinden yaptım. İkinci hafta salı günü Eksik No Touch Belgesi için VFS Global beni saat 17 sularında aradı. Perşembe günü saat 18 sularında istedikleri belgeyi yolladım. Üçüncü hafta çarşamba günüyse vizem ve pasaportum kargoyla elime ulaşmıştı. Bu sayede Erasmus+ Değişim Programının en meşakketli kısmı olan vize işini de halletmiş oldum.

Herhangi bir sorunuz olursa bana ulaşabilirsiniz. Eğer istek olursa nasıl staj yeri ayarladığımı ve genel olarak Erasmus+ Programıyla ilgili bilgileri sizle paylaşabilirim.

Erasmus Programıyla ilgili diğer yazılarımı okumak için tıklayınız.